Llegando al Sí: desmitifiquemos el proceso de concesión de subvenciones

Durante 25 años trabajé en el sector sin fines de lucro y, en mi puesto de liderazgo antes de convertirme en directora ejecutiva de la Fundación Julian Grace, tuve diferentes experiencias en la recaudación de fondos con donantes de todo tipo. Las personas, las fundaciones, las empresas y las agencias gubernamentales tienen diferentes enfoques para tomar decisiones de financiación y siempre me pregunto qué tipo de conversaciones de investigación de antecedentes, si las hubiera, se llevarían a cabo a puerta cerrada... especialmente en las fundaciones privadas. Su proceso y metodología parecían tan difíciles de alcanzar.

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¡Si tan solo pudiera ser una mosca contra la pared para escuchar sus conversaciones sobre la toma de decisiones!

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Obtener una aprobación rápida siempre fue bienvenido. Pero la mayoría de las veces, un posible financiador solicitaba más información, una visita al sitio o la temida reescritura de toda una propuesta que nos llevó horas crear solo para que pudiéramos adaptarla a la lengua vernácula familiar que su comité de selección querría ver. No me malinterpretes. Agradecí profundamente que un oficial de programas defendiera nuestra propuesta internamente, pero a menudo nos dejaban con la sensación de que estábamos haciendo todo lo posible.

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Por lo tanto, con el espíritu de transparencia de nuestro proceso de concesión de subvenciones, permítanme compartir los detalles de lo que implica obtener el apoyo financiero de la Fundación Julian Grace utilizando el cronograma actual que conduce a la ronda de concesión de subvenciones de otoño en noviembre.

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47 beneficiarios están siendo examinados y, cuando se presentan a nuestra junta en noviembre para su votación, ya se han dedicado un total de 564 horas a que estas organizaciones sin fines de lucro lleguen a ese punto de consideración por parte de la junta. Si estás haciendo los cálculos, son 12 horas por cada posible socio beneficiario. Tenga en cuenta que es un promedio. Algunas solicitudes de subvención requieren más diligencia debida, mientras que otras requieren un poco menos. Permítanme desglosar esas 12 horas:

• Antes de la invitación: Poco después de terminar el ciclo de concesión de subvenciones de primavera, el equipo de administración de subvenciones comienza el siguiente ciclo con varias horas de planificación, creando y perfeccionando el proceso de solicitud, incorporando los comentarios de las experiencias de los socios beneficiarios actuales para garantizar que sea claro y no oneroso. También trazan los puntos de contacto para la comunicación externa después de la invitación.

• Deliberación del personal sobre las invitaciones propuestas: Durante esta reunión de 5 horas, el personal comparte y decide qué organizaciones sin fines de lucro serán invitadas.

• Invitación: Este es un punto emocionante de nuestro proceso de concesión de subvenciones, en el que los funcionarios del programa invitan oficialmente a las organizaciones sin fines de lucro a solicitar apoyo financiero. Dedican una hora a esta videoconferencia telefónica, que sirve de introducción inicial para comprender mejor las organizaciones de las demás y el proceso que tienen por delante. Se les otorga acceso a nuestro portal en línea para enviar sus materiales de solicitud y se establece la fecha límite para presentar la solicitud.

• Publicar la invitación: nuestro equipo de administración de subvenciones interviene con llamadas de seguimiento para asegurarse de que han recibido todos los enlaces y la información necesarios para presentar la solicitud.

• Soporte técnico: dado que la mayoría de nuestros socios beneficiarios son organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas (presupuestos anuales de 3 millones de dólares o menos), a menudo necesitan un poco más de «ayuda» durante el proceso por diversos motivos, pero principalmente debido a su limitada capacidad de personal. Es entonces cuando los responsables del programa y nuestros compañeros de equipo de gestión de subvenciones intervienen para brindar ese apoyo, a veces incluso antes de que llegue el momento en que vence la solicitud. No exagero... ¡segundos! Este proceso puede tardar entre 15 minutos y un par de horas.

• Revisión de solicitudes: Al día siguiente de la presentación de las solicitudes, nuestros oficiales de programa dedican aproximadamente una hora a revisar y tomar notas para aclarar las preguntas, inquietudes y puntos destacados clave de sus propuestas. Durante este tiempo, el equipo de administración de las subvenciones envía a los oficiales del programa recordatorios clave sobre los plazos y los protocolos relacionados con las visitas a las instalaciones y los procedimientos para recopilar su análisis y puntuación.

• Visita al sitio: el 65% de nuestros beneficiarios se encuentran en Illinois (área de Chicago), el 28% en otros estados y el 7% son internacionales. Dado que nuestra sede se encuentra en Highland Park, Illinois, dos tercios de nuestras visitas al sitio tardan aproximadamente una o dos horas. Si bien las visitas a las instalaciones que requieren viajar en avión de ida y vuelta a los solicitantes nacionales e internacionales requieren mucho más tiempo para nuestros oficiales de programa. En estas visitas al sitio, los oficiales del programa comparten las preguntas aclaratorias que plantearon tras la revisión de su solicitud.

• Evaluación final: Los oficiales del programa se toman un par de horas para revisar todo lo que han visto, escuchado y aclarado y hacer una última aprobación. Es entonces cuando preparan sus recomendaciones escritas y suman las puntuaciones con narrativas de apoyo.

• Deliberaciones finales del personal: Esta reunión de 4 horas es probablemente el punto más importante de nuestro proceso de selección. En este punto, el equipo de administración de subvenciones ha dedicado varios días a crear una hoja de cálculo detallada que aclara los montos en dólares propuestos y el plazo de la subvención. Debemos equilibrar las recomendaciones que planeamos hacer a la junta con nuestro presupuesto de donaciones, el impacto previsto para la organización y comprobar nuestro propio sesgo, al mismo tiempo que nos aseguramos de que todo esté en línea con nuestra estrategia fundamental global, tal como se articula en nuestro plan estratégico.

• Presentación de la junta: Un par de semanas antes de la reunión de la junta, nuestros fideicomisarios reciben las recomendaciones de financiación junto con un análisis en profundidad proporcionado por el equipo de administración de subvenciones que proporciona una descripción general de las asignaciones de subvenciones de la Fundación en función de las cantidades recomendadas por el personal, detallando la distribución entre las áreas del programa, la estrategia de subvenciones, la demografía objetivo, las regiones geográficas, junto con el liderazgo y la demografía organizacional de los posibles socios beneficiarios. El objetivo es ayudar a la junta directiva a comprender dónde se asignan actualmente los fondos de la subvención, lo que respalda la toma de decisiones informadas durante las aprobaciones finales. Dada la apretada agenda de viajes de nuestra Junta Directiva, esta reunión de toma de decisiones se lleva a cabo un domingo. Los oficiales del programa de la JGF presentan sus recomendaciones de financiación a la junta para que las consideren, formulen preguntas aclaratorias y emitan sus votos. En los días posteriores a esta reunión de 4 horas, nuestro equipo espera poder compartir la excelente noticia con nuestros socios beneficiarios.

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Esto es lo que queremos decir cuando decimos que hacemos «donaciones de alto compromiso» en JGF. ¡Y piensen que esto es solo el principio! Hacemos todo lo posible para tener puntos de contacto significativos durante todo el año con nuestros beneficiarios, ponerlos en contacto con otros líderes y recursos que puedan ayudarlos a alcanzar sus objetivos, y asistir a los eventos a los que nos invitan cuando podemos.

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La relación va en ambos sentidos porque creemos que nuestros socios beneficiarios tienen mucho que enseñar a nuestro personal y a la junta directiva sobre los problemas que están abordando. En septiembre celebramos nuestro retiro de la junta directiva en la frontera de Arizona y México. Nuestro socio beneficiario, el Centro Joven, organizó 3 días impactantes y aleccionadores para que nuestra junta conociera de primera mano los problemas a los que se enfrentan los inmigrantes y los migrantes. Nuestros beneficiarios colaboran sinceramente con nosotros para eliminar nuestros posibles puntos ciegos.

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El espíritu y la intención de nuestro enfoque de concesión de subvenciones son relacionales, no transaccionales, y esperamos que otros donantes tengan en cuenta.